Benzin İstasyonu Muhasebesi: İki Ayrı Faaliyet, Tek Defter
Bir benzin istasyonu aslında iki ayrı işletmeden oluşur: düşük marjlı, yüksek cirolu yakıt satışı ve daha yüksek marjlı market. Her gün birkaç vardiya, binlerce kart işlemi, yakıt teslimatları ve market tedarikçileri aynı deftere kaydedilir. Benzin istasyonu muhasebesi, bu iki faaliyetin ayrı ayrı görülmesini ve her vardiyanın banka kayıtlarıyla örtüşmesini sağlar.
New Jersey’deki benzin istasyonlarına ve istasyon marketlerine Türkçe hizmet veriyoruz. Size atanan uzman istasyonunuzu tanır; defterleri her ay kapatır, satış vergisi ve bordro tarihlerini takip eder, sorularınızı aynı gün yanıtlar.
İstasyonlarda Sık Karşılaştığımız Sorunlar
- Yakıt ve market satışları tek bir gelir kaleminde toplandığı için kâr marjları görülemiyor.
- Kart işlemcisinin yatırdığı net tutar satış olarak kaydedildiği için komisyonlar hiç görünmüyor.
- Market ürünleri kasa sisteminde yanlış vergi grubunda tanımlanmış.
- Vardiya raporlarındaki nakit ile bankaya yatırılan nakit arasındaki farklar takip edilmiyor.
- Birden fazla istasyonun giderleri aynı hesaptan ödeniyor ve şirketler arası kayıt yapılmıyor.
Aylık Hizmet Kapsamı
Yakıt ve Market Satışlarının Ayrı Takibi
Pompa satışlarını ve market satışlarını ayrı gelir hesaplarında; yakıt alımlarını ve market mal alımlarını ayrı maliyet hesaplarında tutuyoruz. Böylece aylık gelir tablosunda yakıttan ve marketten elde ettiğiniz kârı ayrı ayrı görürsünüz. Yakıt teslimat faturalarını satış raporlarıyla karşılaştırıyor, beklenmeyen farkları size bildiriyoruz. Bu çalışma aylık muhasebe hizmetimizin bir parçasıdır.
New Jersey Division of Taxation’ın motor yakıtları sayfasına (İngilizce) göre motor yakıtı vergisi tüketiciden tahsil edilir, ancak eyalete genellikle tedarikçi (supplier), nadiren de dağıtıcı tarafından ödenir. Bu nedenle vergi, çoğu istasyonda yakıt faturasındaki fiyata dahildir. Defterlerde bu vergiyi ayrı bir vergi borcu olarak değil, yakıt maliyetinin bir parçası olarak gösteriyoruz.
Vardiya Raporları ve Kart Mutabakatı
Her vardiyanın kasa raporunu kart, nakit ve bankaya yatırılan tutarlarla karşılaştırıyoruz. Kart işlemcisinin kestiği komisyonları brüt satıştan ayırıyor, nakit açıklarını ve iadeleri ayrı takip ediyoruz. Bayilik yapınıza göre kart tahsilatları yakıt tedarikçisinin hesabı üzerinden geliyorsa tedarikçinin hesap özetini de mutabakata dahil ediyoruz.
Market Satışları ve Satış Vergisi
New Jersey’in gıda satışlarına ilişkin bültenine (TB-70) (İngilizce) göre gıda ve gıda malzemeleri genel olarak satış vergisinden muaftır; şekerleme ve şekerli içecekler (soft drink) ise vergiye tabidir, sigara ve alkol de gıda muafiyetine girmez. Sıcak kahve ve sandviç gibi hazır yiyecekler de vergiye tabidir. Kasa sisteminizdeki ürün gruplarını bu ayrıma göre kontrol ediyor, satış vergisi beyanlarınızı mutabakatını yaptığımız market satışlarından hazırlıyoruz.
Bordro
Pompacı ve kasiyerleriniz bordroya tabiyse bordro hizmetimizle vardiya bazlı ücretleri, bordro vergisi beyanlarını ve yıl sonu W-2’leri defterlerinizle uyumlu tutuyoruz.
Yıl Sonu ve Vergi Planlaması
Yıl sonunda federal ve New Jersey şirket vergi beyanınızı yıl boyunca tuttuğumuz defterlerden hazırlıyoruz. Pompa, tank veya market ekipmanı yenilemeyi planlıyorsanız vergi planlaması kapsamında alımın zamanlamasını önceden değerlendiriyoruz. Defterleriniz düzensizse işe QuickBooks temizliği ile başlıyoruz.
İstasyon Devralıyor veya Yeni İstasyon Açıyorsanız
İstasyon devirlerinde en sık yaşanan sorun, eski sahibin dönemine ait kayıtların yeni dönemin kayıtlarıyla karışmasıdır. Devir tarihinden itibaren yeni şirketin defterlerini ayrı açıyor, devralınan stoku ve ekipmanı doğru değerle kaydediyoruz. Yeni bir şirket gerekiyorsa New Jersey’de LLC kurma ve EIN adımlarını sizinle birlikte yürütüyor, QuickBooks kurulumunu kasa sisteminiz ve bankanızla uyumlu şekilde yapıyoruz. Satış vergisi kaydının ilk satıştan önce tamamlanmasını da takip ediyoruz.
Her Ay Size Sunduğumuz Raporlar
Her ay kapanıştan sonra gelir tablosu ve bilanço, yakıt ve market için ayrı brüt kâr, kart komisyonlarının toplamı ve vardiya farklarının özeti size iletilir. Birden fazla istasyonunuz varsa her biri ayrı raporlanır. Raporları bir görüşmede birlikte, Türkçe olarak gözden geçirebiliriz. Bayilik yenilemesi, banka kredisi veya istasyon devri gibi durumlarda istenen finansal tablolar da mutabakatı yapılmış rakamlarla hazır olur.
Çalışma Sürecimiz
- Ücretsiz ön görüşme. İstasyonunuzu ve kullandığınız sistemleri anlamak için telefonla, ofisimizde veya online olarak 15-30 dakikalık bir görüşme.
- Size özel ücret. Ücret işlem hacminize, hesap sayınıza ve ihtiyaç duyduğunuz beyanlara göre belirlenir; işe başlamadan bilirsiniz.
- Size atanmış uzman. Defterlerinizi tutan, sorularınızı yanıtlayan ve tarihlerinizi takip eden kişi aynıdır.
- Size uygun görüşme seçenekleri. Ofisimizde, istasyonunuzda ya da Zoom veya Google Meet üzerinden; Türkçe veya İngilizce, vardiya düzeninize uygun saatlerde.
İstasyonunuzun ihtiyaçlarını konuşmak için ücretsiz ön görüşme randevusu alabilirsiniz.
